Эксперт назвал условия эффективного использования BI

Развитие корпоративной аналитики требует не только настройки отчетов, но и договоренностей о том, как компания использует показатели. Для каждого ключевого KPI нужны единая методика расчета, бизнес-владелец и сценарий реакции на отклонения. Об этом рассказал эксперт по BI и корпоративной аналитике, основатель российской BI-платформы Fastboard Грачья Алексанян.

Одна из распространенных проблем — несколько версий одной метрики. Например, при расчете маржинальности отделы могут по-разному учитывать логистику, возвраты и бонусы поставщиков, использовать данные по отгрузке или оплате. В результате обсуждение бизнеса начинается со сверки цифр.

Устранить разночтения помогает закрепление ответственности за содержание показателя. Бизнес-владелец определяет, что измеряет KPI, по каким правилам его рассчитывают, какие значения требуют внимания и как организовать дальнейшие действия. Эту роль не обязательно выполняет специалист, который собирает данные или разрабатывает дашборд: технические задачи могут оставаться у аналитиков и ИТ.

Методику эксперт рекомендует оформлять в виде «паспорта метрики». В нем фиксируют формулу, источники и частоту обновления данных, владельца, пороги отклонений и порядок реакции.

Красный индикатор на экране сам по себе не приводит к изменениям. При снижении маржинальности категории необходима проверка промоакций, закупочных цен, логистики, возвратов и ассортимента. При росте товарного дефицита — анализ прогноза спроса, поставок и графика пополнения. Заранее должно быть понятно, кто займется такой проверкой.

Еще один необходимый элемент — дерево KPI, которое связывает финансовый результат с влияющими на него факторами. Без этой связи выполнение отдельных планов может скрывать ухудшение ситуации: продажи обеспечивают выручку, маркетинг привлекает трафик, логистика соблюдает сроки, а прибыль падает из-за скидок, изменения товарного микса или расходов на доставку.

«Хорошее дерево KPI не должно быть каталогом всех цифр компании. Его задача — быстро провести руководителя от отклонения в результате к фактору, который можно изменить», — объясняет Алексанян.

Выстраивать систему эксперт советует с одного управленческого контура — например, выручки и маржи либо выпуска, брака и себестоимости. Частоту анализа следует выбирать с учетом возможности вмешательства: сведения о проблеме должны поступать тогда, когда команда еще успевает на нее повлиять.

«Один из признаков зрелого использования BI — то, насколько быстро компания переходит от сигнала об отклонении к обоснованному действию. Чем меньше времени уходит на сверку цифр и выяснение ответственности, тем больше аналитика помогает управлять», — отмечает эксперт.